Акт для взаєморозрахунків із контрагентами
Акт звірки взаєморозрахунків – це документ, який відображає стан залишків по розрахунках між двома партнерами (яких ще називають контрагентами), тобто хто кому і скільки винен та чи є розбіжності між двома сторонами і служить підставою для виставлення рахунків та отримання оплати за них.
Після проведення цього документа сума, зазначена в ньому, стає зобов’язанням для контрагента.
Акт звірки розрахунків може складатися:
- перед інвентаризацією дебіторської та кредиторської заборгованості (проводиться за 3 місяці до складання річної фінансової звітності згідно Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, наказ Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879, далі – Положення № 879)
- будь-коли за домовленістю з контрагентом, якщо виникли суперечки щодо сум проплати, які можна вирішити звіркою розрахунків
Акт звірки складає кредитор, наприклад, продавець, який відвантажував ТМЦ без попередньої оплати (ч. 1 Положення № 879). Саме він готує виписку з аналітичних рахунків про свою заборгованість та надсилає її своїм дебіторам перед інвентаризацією заборгованості. Такі виписки фактично і є актами звірки (звіряння) розрахунків.
Дебітор має або підтвердити заборгованість або заявити свої заперечення. Якщо контрагент не погоджується із сумами, він може не підписати акт звірки та надати заперечення або ж підписати з вказівками сум, які він вважає правильними (якщо в акті звірки для цього передбачено графи).
Якогось конкретного строку щодо відповіді дебітора (повернення підписаної виписки/акта кредитору) законодавство не передбачає.
Незважаючи на те, що законодавство не примушує сторони до обов’язкового застосування актів звірки в процесі співпраці, не варто недооцінювати важливість проведення звірок і підписання відповідних актів.
Якщо акт звірки підписує не тільки головний бухгалтер, а керівник установи, то вага акта зростає. Це надає йому юридичної сили, так як керівник уповноважений представляти інтереси сторін, а акт підписаний тільки головним бухгалтером є не більше ніж звірянням залишків (постанова ВГСУ від 05.06.2014 р. у справі № 913/2988/13; постанова ВС від 04.12.2019 у справі № 916/1727/17).
Створюємо новий акт
Потрібно заповнити наступні реквізити документу:
- Початок періоду - початок (дата) періоду (за кожним документом) на певну дату, яка рахується в обліку кредитора
- Кінець періоду - кінець періоду (дата)
- Організація - назву суб’єкта господарювання (кредитора), який складає акт звіряння взаєморозрахунків
- Контрагент - назву суб’єкта господарювання (дебітора), за яким рахується заборгованість.
- Договір - підставу для його складання (наприклад, проведення інвентаризації розрахунків за наказом керівника або для підтвердження суми заборгованості за пунктом 7.2 договору)
- Шаблон - обирається як правило стандартний шаблон "Загальний"
В друговану форму потраплять всі реквізити заповнені в довіднику Оргацізація на вкладці Загальні
Коли в довіднику контрагента заповнені всі реквізити договору, при обиранні контрагенту можливо обрати потрібний договір з даним контрагентов
